De fleste kjenner til hovedregelen om at kontantsalg må registreres og dokumenteres ved bruk av et kassasystem med produkterklæring. I denne artikkelen ser vi nærmere på hvordan kontantsalg ved bruk av Vipps skal håndteres av den bokføringspliktige, og i den bokføringspliktiges regnskap.

Hva kan vi lese ut fra regelverket

Ved ubetjente salgssteder er det ingen fysisk person tilstede, og det lar seg derfor ikke gjøre å etterleve kravene til fortløpende registrering i et kassasystem. Det er derfor gitt unntak fra de ordinære kontantsalgsreglene i slike tilfeller. Eksempler på andre ubetjente salgssteder enn automater kan være:

  • Salg fra ubetjent gårdsutsalg, rampe eller lignende langs veien (egg, epler, poteter, bær mv.)
  • Betaling for parkering eller for bruk av privat bomvei
  • Salg av proviant på ubetjente turisthytter

Det en her kan merke seg er at unntakene ikke er begrenset til typer av varer og tjenester. Unntaket er heller ikke knyttet til beløpsgrense.

Unntak fra krav om dokumentasjon av kontantsalg finner vi i bokføringsforskriften § 5-4-4. I henhold til denne bestemmelsen kan salg fra andre ubetjente salgssteder enn automater dokumenteres på følgende alternative måter:

  1. Forhåndsnummererte konvolutter
  2. Elektronisk salgsrapport som viser alle transaksjoner enkeltvis
  3. Innbundet bok der sidene er forhåndsnummererte

Dokumentasjonen skal inneholde opplysninger om ytelsens art og omfang, dato og vederlag.

Varesalget kan alternativt dokumenteres med lister som viser beregnet salg utfra endring i varebeholdning.

Videre slår Bokføringsforskriften § 5-4-5 fast at opptelling og avstemming kan skje på det tidspunkt den bokføringspliktige oppsøker salgsstedet:

  • Forutsatt at kassabeholdningen er tilfredsstillende sikret i mellomtiden
  • Oppgjørene skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt opptelling av kassabeholdningen
  • Eventuelle differanser skal forklares

Anvendelse av unntakene i praksis

Av unntakene som er nevnt over er det unntaket om Elektronisk salgsrapport som viser alle transaksjoner enkeltvis, som benyttes i forbindelse med betaling via f.eks. Vipps-appen. I appen vil kjøperne finne frem til det aktuelle salgsstedet ved bruk av mobiltelefon. Vipps tilbyr en funksjon med handlekurv for at kunden så kan registrere hvilke varer og tjenester de ønsker å kjøpe. Systemet kan produsere elektronisk rapport som viser nøyaktig hvilke varer og tjenester som er solgt ved anvendelse av løsning med handlekurv, tidspunkt for salget, og hvem som er kjøper vil fremkomme i salgsrapport.

Det en skal være klar over er at en må benytte Vipps bedrift (org. nr. eller forening) med et femsifret nummer, med eller uten handlekurv, for å oppfylle dokumentasjonskravene.

Mva-satsene må fremkomme tydelig i den elektroniske salgsrapporten (Excel rapport) for hver transaksjon. Om en ikke benytter Vipps med handlekurv hvor mva-satser fremkommer, må disse spesifiseres pr mva-sats i egne kolonner. Rapporten må lagres som en PDF-rapport, brukes som dagsoppgjør og vil være en del av regnskapsmateriale.

Dagsoppgjør fra ubemannet salgssted

Avstemming mot salgsdokumentasjon kan skje på det tidspunktet den bokføringspliktige oppsøker det ubetjente salgsstedet. Ved betaling via app, dokumenteres omsetningen ved elektronisk salgsrapport som viser alle transaksjoner enkeltvis fra betalingsløsningen, som beskrevet over. Dersom salgsstedet besøkes sjelden, f.eks. ved bompenger, vil det være nyttig å få et dagsoppgjør per måned, med tanke på bankavstemming, eller minimum hver annen måned når mva rapporteres terminvis med totalt 6 terminer årlig.

All den tid en kun tar imot betaling via app, vil det normalt ikke oppstå noe problem rundt vilkåret om sikring av penger. Differanser kan oppstå, de må evt. forklares og oppgjøret (den elektroniske salgsrapporten lagret som PDF) må dateres, samt at det må fremgå hvem som har foretatt dagsoppgjøret.

Se også vårt skattekursmanus om Kontantsalg (2023) på Ekstranett regnskapskontor (krever innlogging), og Vipps.no for mer informasjon om ulike løsninger.