Før prosjektet gikk i gang med selve HMS-delen (trinn 1) var det viktig å etablere en felles plattform for alle som er og skal involveres i prosjektarbeidet.
En arbeidsgruppe bestående av Cesilie Aurbakken(Bondelaget), Nina Glomsrud Saxsrud(Bondelaget), Marit Strand(Bondelaget), samt prosjektleder har arbeidet frem en rekke verktøy for det videre prosjektarbeidet:
- en beskrivelse av kjøpere, tilbydere og brukere av IPT-tjenester,
- en beskrivelse av særtrekk, problemer og utfordringer knyttet til kjøpere, tilbydere og brukere,
- en beskrivelse av kjøpernes, tilbydernes og brukernes hovedforventninger.
Det er viktig å understreke at dette kun er verktøy i prosjektarbeidet, og ikke uttømmende oversikter.
Videre var det viktig å etablere en felles kvalitetspolitikk/felles kvalitetsmål. Dette skal fungere som kontrollposter underveis i prosjektarbeidet ved at vi stiller oss følgende spørsmål; er vi på riktig vei i forhold til hva de involverte parter verdsetter som god kvalitet? I tillegg vil dette i ettertid kunne benyttes som kriterier for å måle hvorvidt man faktisk oppnår kvalitet eller ikke.
Risikovurderte og kvalitetssikrede IPT-tjenester skal medføre følgende:
- God oversikt over faremomenter.
- Færre ulykker/skader.
- Høy trivsel og trygghet, meningsfylte aktiviteter og mulighet til å påvirke.
- Færre avbrutte tjenester som skyldes forhold som partene kunne rå over, færrest mulig feilplasseringer.
- Høy grad av måloppnåelse.
- Gode, langsiktige og til en viss grad standardiserte avtaler.
- God oversikt over virksomheten.
- Økt kompetanse over tid.
- Sammenlignbare og gode systemer for informasjon og rapportering.
- Gjenkjøp, økt lønnsomhet og profesjonalitet.
- Gode rutiner for klagemuligheter, klagebehandling, evaluering og korrigering.
Kvalitetsmålene er formulert uten konkret tilknytning til kjøper, tilbyder eller bruker i det de vil være gyldig for alle parter i en eller annen form.
Kvalitetsmålet for systemet som sådan er vel så viktig:
Systemet skal være enkelt, brukervennlig og hensiktsmessig på en slik måte at det er egnet til å skape et aktivt kvalitetsarbeid hos tilbyder, at flest mulig tar det i bruk, at det fremstår som troverdig og trygt for kjøpere og brukere, samt at det er egnet til å utvikle og systematisere tilbyders virksomhet.
Det var også viktig å gi alle som er og skal involveres i prosjektet det samme bildet av gården, omgivelsene, faremomentene og brukergruppene. En ny arbeidsgruppe bestående av Knut Martin Glesne (Gjensidige), Jan Elgvang (LHMS), Nina Nyvoll Vikshåland (KSL Matmerk), Nina Borge (IPT-tilbyder i Buskerud), samt prosjektleder arbeidet derfor frem en fiktiv gård bestående av de mest ”vanlige” komponentene. I tillegg definerte vi hvilke faremomenter vi skulle vurdere i forhold til hvilke brukergrupper.
Den nevnte arbeidsgruppen jobber nå med å kravspesifisere hva vi ønsker at IPT-tilbyderen skal tenke på når han/hun kvalitetssikrer sin IPT-virksomhet, i forhold til den generelle HMS-delen. Dette skal i neste omgang løsningsspesifiseres, dvs. vi skal avgjøre hvordan vi best mulig kan oppnå den ønskede effekten/handlingen/bevisstheten gjennom utforming i det ferdige systemet.
Arbeidet med trinn 1 er estimert å vare frem til 31. mai 2009. Arbeidet med trinn 2 er foreløpig planlagt startet opp i løpet av mars 2009. I trinn 2 vil det bli etablert nye arbeidsgrupper. I tillegg til de som deltar i arbeidsgruppene vil det etter hvert bli etablert referansepersoner/piloter.
Prosjektet ønsker alle et riktig godt 2009!